Datenschutzerklärung der Volkshochschule Rosenheim
(Stand: September 2021)
 
Wir freuen uns über Ihr Interesse an unserem Webauftritt der Volkshochschule Rosenheim unter der URL https://vhs-rosenheim.de/ (nachfolgend „Website“ genannt). Nachstehend informieren wir Sie ausführlich über den Umgang mit Ihren Daten, soweit Sie unsere Services in Anspruch nehmen.
 
1. Allgemeines
Auf den Schutz von personenbezogenen Daten legt die Volkshochschule Rosenheim großen Wert. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt gemäß der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO).
Weitere Informationen zum Thema Datenschutz finden Sie auch auf den Internetseiten des Bayerischen Landesbeauftragten für den Datenschutz: www.datenschutz-bayern.de.
 
2. Kontaktdaten
Verantwortlich im Sinne des Datenschutzrechts ist die
Stadt Rosenheim,
gesetzlich vertreten durch Oberbürgermeister Andreas März,
Königstraße 24,
83022 Rosenheim.  

Volkshochschule Rosenheim
Stollstr. 1
83022 Rosenheim
Tel.: 08031 / 365 1450
Email: vhs@rosenheim.de

Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten/unsere Datenschutzbeauftragte unter:
Königstr. 24, 83022 Rosenheim
Tel.: 08031/365-1070
E-Mail: datenschutz@rosenheim.de

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung personenbezogener Daten
Zweck der Verarbeitung ist die Erfüllung der uns vom Gesetzgeber zugewiesenen öffentlichen Aufgaben, insbesondere der Information der Öffentlichkeit.
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten ergibt sich, soweit nichts anderes angegeben ist, aus Art. 4 Abs. 1 des Bayerischen Datenschutzgesetzes (BayDSG) in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchst. e DSGVO. Demnach ist es uns erlaubt, die zur Erfüllung einer uns obliegenden Aufgabe erforderlichen Daten zu verarbeiten.
 
4. Technische Umsetzung und Auftragsverarbeitung
Betrieb, Wartung und Hosting der Verwaltungssoftware der VHS Rosenheim erfolgen durch
cmxKonzepte GmbH & Co. KG, Am Luginsland 2, 87700 Memmingen.

5. Protokollierung
Wenn Sie unsere Internetseiten aufrufen, werden über Ihren Internetbrowser Daten an unseren Webserver übermittelt. Es handelt sich hierbei nicht um eine spezifische Funktion unserer Website, denn diese Daten werden ebenso beim Zugriff auf jede andere Website im Internet generiert. Die folgenden Daten werden während einer laufenden Verbindung zur Kommunikation zwischen Ihrem Internetbrowser und unserem Webserver aufgezeichnet:
•    der IP-Adresse des anfragenden Endgeräts,
•    Datum und Uhrzeit des Abrufs,
•    dem Namen und der URL der angeforderten Datei,
•    der übertragenen Datenmenge,
•    der Meldung, ob der Abruf erfolgreich war,
•    Erkennungsdaten des verwendeten Browsers und Betriebssystems,
•    Website, von der aus der Zugriff erfolgt, sowie
•    dem Namen Ihres Internet-Zugangs-Providers.
Wenn Sie die Verbindung zur Website beenden, ist auch die Aufzeichnung beendet. Die aufgezeichneten Daten werden nicht auf unserem Webserver gespeichert. Personenbezogene Daten, die Sie uns während Ihres Besuchs auf unserer Internetseite aktiv mitteilen, werden zum Zweck der Durchführung von Kursbuchungen und den damit verbundenen Serviceleistungen erhoben, gespeichert und verarbeitet (siehe Ziffer 7).
 
6. Cookies
Beim Zugriff auf dieses Internetangebot werden von uns nur die technisch unbedingt erforderlichen Cookies (kleine Dateien) auf Ihrer Festplatte gespeichert. Cookies dienen dazu, Ihren Internetauftritt nutzerfreundlicher, effektiver und sicherer zu machen. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Rechner abgelegt und im Browser gespeichert werden. Die meisten Browser sind so eingestellt, dass sie die Verwendung von Cookies akzeptieren, diese Funktion kann aber durch die Einstellung des Internetbrowsers von Ihnen für die laufende Sitzung oder dauerhaft abgeschaltet werden. Folgende Dienste sind allerdings nur nutzbar, wenn Sie uns die Möglichkeit zur Speicherung von Cookies geben:
•    Das Buchen von Kursen über den Kurs-Warenkorb
•    Der Login-Bereich für Teilnehmende („Mein Konto“)
•    Das Anlegen und Verwalten von Merklisten

7. Webanalyse durch Matomo
Mit dem Open-Source-Software-Tool Matomo (ehemals PIWIK) wird das Surfverhalten der Webseitenbesucher analysiert. Die Software läuft dabei ausschließlich auf den Servern der cmxKonzepte GmbH & Co. KG in Deutschland. Eine Speicherung der personenbezogenen Daten der Nutzer findet nur dort statt. Eine Weitergabe der Daten an Dritte erfolgt nicht. Die Software ist so eingestellt, dass die IP-Adresse nicht vollständig gespeichert und somit anonymisiert wird. Auf diese Weise ist eine Zuordnung der gekürzten IP-Adresse zum aufrufenden Rechner nicht mehr möglich.

8. Online-Kursbuchung und Online-Registrierung
Zum Zweck der Durchführung von Kursbuchungen (Anbahnung, Abschluss, Abwicklung und Rückabwicklung) und für die damit verbundenen Servicedienste (z.B. Sicherstellung der zwischen Ihnen und uns bestehenden Korrespondenz verarbeiten wir während des Bestell- und Buchungsvorgangs sowie auch zur Eröffnung eines Online-Accounts („Mein Konto“) personenbezogene Daten gem. Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchst. b DSGVO:
•    Familienname, Vorname
•    Geburtsdatum
•    Anschrift
•    Bankverbindung
•    Kontaktdaten (Telefon, Fax, E-Mail-Adresse)
•    zu buchende Kurse
Ebenfalls verwenden wir die Daten - selbstverständlich anonymisiert - für statistische Zwecke entsprechend dem Bayerischen Erwachsenenbildungsförderungsgesetz (EBFöG). Ihre Daten werden dabei unter Verwendung einer Software (SSL) verschlüsselt und sicher übertragen. Sie erkennen dies an dem Symbol eines geschlossenen Vorhängeschlosses in der Adressleiste Ihres Browsers. Unsere Webseite ist durch technische Maßnahmen gegen Beschädigung, Zerstörung, unberechtigten Zugriff geschützt. Personenbezogene Daten, die Sie uns zur Abwicklung von Bestellvorgängen mitteilen, können aus handels- und steuerrechtlichen Gründen bis zu 10 Jahren gespeichert werden.

9. Buchung als registrierte Teilnehmerin oder als registrierter Teilnehmer
Mit einem Online-Account können Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und Passwort anmelden, müssen Ihre Daten nicht bei jeder Kursbuchung neu eingeben und können z.B. auch Ihre Kurshistorie und Zahlungsinformationen einsehen. Für die erstmalige Online-Registrierung benötigen wir von Ihnen persönliche Angaben, die es uns ermöglichen, die Kursbuchung ordnungsgemäß abzuwickeln. Die Angabe Ihrer Telefonnummer und E-Mail-Adresse ermöglicht uns zudem, Sie bei Rückfragen oder eventuellen Kursausfällen zügig erreichen zu können. Persönliche Informationen, die Sie uns im Rahmen der späteren Nutzung Ihres Online-Accounts als registrierte/r Benutzer/in übermitteln (z. B. neue Bankverbindungsdaten etc.), verwenden wir ebenfalls zu den oben genannten Zwecken.
 
10. Weitergabe Ihrer Daten an Dritte
Eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte erfolgt nur, soweit dies zur Abwicklung unserer Vertragsbeziehung erforderlich ist:
•    Werden für den Zahlungsvorgang Zahlungsdienste (EC-Karte) in Anspruch genommen, werden Ihre Daten an die genutzten Zahlungsintermediäre weitergegeben. Selbiges gilt mit Blick auf die mit der Zahlung beauftragten Kreditinstitute. Die weitergegebenen Daten dürfen von den Dienstleistern ausschließlich zur Vertragserfüllung verwendet und nicht weitergegeben werden.
•    Wir geben Ihren Namen, E-Mailadresse und – soweit angegeben – Telefonnummer an den/die jeweilige/n KursleiterIn zur Vorbereitung und Durchführung des Kurses weiter. Dies umfasst auch die Kontaktaufnahme bei Änderungen. Für die Teilnahme an zertifizierten Prüfungen und Abschlüssen (z.B. Cambridge- oder Telc-Sprachprüfungen, Xpert, Business-Kurse, Schulabschlüssen) leiten wir die hierzu erforderlichen Daten an die Prüfungsinstitute weiter. Diese Übermittlungen dienen der Vertragserfüllung. Für die Teilnahme an Integrationskursen müssen wir Ihren Namen und erforderliche Kontaktdaten an das Bundesamt für Migration und Flüchtlinge (kurz „BAMF“) weitergeben. Ferner kann bei Landesmittelkursen und solchen, welche durch die Agentur für Arbeit gefördert werden, eine Übermittlung an Behörden erforderlich sein. Diese Übermittlungen beruhen auf einer rechtlichen Verpflichtung.
Darüber hinaus werden Ihre personenbezogenen Daten nur dann an Dritte weitergegeben, wenn wir dazu gesetzlich oder durch Gerichtsbeschluss berechtigt oder verpflichtet sind (z.B. bei Strafverfahren) oder Sie uns zuvor eine entsprechende Einwilligung erteilt haben.
 
11. Newsletter
Die E-Mail-Adressen für den Newsletterversand werden gespeichert und nur für den Versand der von Ihnen abonnierten Newsletter verwendet. Ihre Bestellung des Newsletters erfolgt per Mail an die VHS Rosenheim, Ihre Mail-Adresse wird an die von uns mit dem Email-Marketing beauftragte Fa. Xqueue (Xqueue GmbH, Advanced E-Mail-Marketing, Christian-Pleß-Str. 11-13, 63069 Offenbach am Main) weitergeleitet. Wenn Sie den Newsletter öffnen oder einen Link darin anklicken, wird dies über den Xqueue-Webserver protokolliert (Datum, Uhrzeit, Mail-Adresse). Das dient internen statistischen Zwecken. Diese Daten werden nicht zu persönlichen Nutzungsprofilen zusammengeführt. Die Zusendung des Newsletter können Sie jederzeit selbst beenden. Sie können die Einwilligung zur Zusendung des Newsletters bzw. zur Verwendung Ihrer E-Mail-Adresse jederzeit und ohne Angabe von Gründen für die Zukunft widerrufen. In jedem Newsletter finden Sie einen Link, der Ihnen dies ganz einfach ermöglicht.

12. Online-Kurse
Zur Durchführung von Online-Kursen nutzen wir die Tools „vhs.cloud“ und „vhs-lernportal.de“ des Deutschen Volkshochschulverbandes (künftig: „Portale“) sowie das Konferenztool „Zoom“.
•    Die Datenschutzerklärung zu den Portalen finden Sie ausführlich auf der Homepage des Deutschen Volkshochschulverbandes https://www.volkshochschule.de/datenschutzerklaerung.php
•    „Zoom“ ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc., die ihren Sitz in den USA hat.
Abweichend von Ziffer 2 ist der Anbieter von „Zoom“ für die Datenverarbeitung verantwortlich, sobald Sie die Internetseite von „Zoom“ aufrufen. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „Zoom“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von „Zoom“ herunterzuladen. Sie können „Zoom“ auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der „Zoom“-App eingeben. Wenn Sie die „Zoom“-App nicht nutzen wollen oder können, dann sind die Basisfunktionen auch über eine Browser-Version nutzbar, die Sie ebenfalls auf der Website von „Zoom“ finden.
Bei der Nutzung von „Zoom“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen. Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:
•    Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional), Abteilung (optional)
•    Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), TeilnehmerInnen-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen
•    Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats.
•    Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.
•    Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chat-, Fragen- oder Umfragenfunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Zoom“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.
Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.

Protokollierung:
•    Wenn wir „Online-Kurse“ aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das im Vorwege transparent mitteilen und um eine Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen zudem in der „Zoom“-App angezeigt.
•    Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Kurses wie z.B. Prüfungen, Integrationskursen (BAMF) u.ä. erforderlich ist, werden Chatinhalte, Screenshots und Einwahlprotokolle protokolliert.
•    Im Falle von Webinaren können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Webinaren auch die gestellten Fragen von Webinar-Teilnehmenden verarbeiten.
Wenn Sie bei „Zoom“ als BenutzerIn registriert sind, dann können Berichte über „Online-Kurse“ (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) bis zu einem Monat bei „Zoom“ gespeichert werden. Zoom setzt alle Datenschutzgesetze, -regeln und -bestimmungen, die in den jeweiligen Rechtsräumen gelten, in denen Zoom tätig ist, um, darunter DSGVO und CCPA. Die detaillierte Datenschutzerklärung von ZOOM finden Sie hier: https://explore.zoom.us/de-de/privacy.html#_Toc44414842
Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von „Online-Kurse“ Art. 6 UAbs. 1 Buchst. b, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.

Besonderheiten bei Integrationskursen (s. Anlage 2 zum Trägerrundschreiben Integrationskurse 26/20 BAMF Abt.8 Ref. 82A):
Für die Teilnahme an Online-Integrationskursen werden außer den o.g. Anmeldedaten zusätzlich folgende Daten an das Bundesamt für Migration und Flüchtlinge (künftig: BAMF) übermittelt:
•    Screenshot pro Unterrichtstag mit Live-Bild, Name und Vorname in lateinischer Schrift
•    Einwahlprotokoll
Für die Bildaufnahme und die Übermittlung an das BAMF wird von allen Teilnehmenden eine ausdrückliche Einwilligung eingeholt.

13. Streaming
Die VHS kann einzelne Präsenz-Kurse per Video
•    streamen und den "Live-Stream" angemeldeten Kursteilnehmern, die nicht am Präsenzkurs teilnehmen, verfügbar machen; die Streams werden von der VHS nicht gespeichert und technisch derart verfügbar gemacht, dass sie von Dritten nicht gespeichert werden können, und/oder
•    aufzeichnen und die Aufzeichnungen Kursteilnehmern von zeitlich nachfolgenden Kursen bereitstellen und hierfür die Aufnahmen öffentlich verfügbar machen, z.B. auf der Webseite der VHS oder auf den Social-Media-Auftritten der VHS oder über den YouTube-Kanal der VHS oder
•    aus didaktischen Gründen aufzeichnen und die Aufzeichnungen ausschließlich den zu dem aufgezeichneten Kurs angemeldeten Kursteilnehmern als Unterstützung für die Fortführung des Kurses verfügbar machen; die Aufzeichnungen werden von der VHS technisch derart verfügbar gemacht, dass sie von den Kursteilnehmern nicht gespeichert werden können.
Die VHS wird Sie vor Durchführung des Kurses darüber informieren, dass ein Kurs gestreamt bzw. aufgenommen wird
In den vorstehenden genannten Fällen sind Sie als Kursteilnehmer in den Streams und Aufnahmen grundsätzlich nicht sichtbar oder hörbar. Jedoch kann es vorkommen, dass, z.B. bei Wortmeldungen, Kursteilnehmer identifizierbar werden. Wenn Sie ausschließen wollen, sichtbar oder hörbar zu sein, nutzen Sie für Wortmeldungen die bereitgestellte Chatfunktion und gehen Sie nicht in den Aufzeichnungsbereich der Kamera.
Die Erstellung und Verfügbarmachung des Streams oder der Aufnahmen für nachfolgende Kurse erfolgt auf Grundlage berechtigter Interessen der VHS (Art. 6 Abs. UAbs. 1 Buchst. f DSGVO. Berechtigte Interessen der VHS sind die verbesserte technische Bereitstellung des didaktischen Angebots bzw. die Außendarstellung der VHS sowie die Erweiterung des Bildungsangebots auf einen größeren Empfängerkreis. Die Erstellung und Verfügbarmachung der Aufnahmen aus didaktischen Gründen ist für die jeweilige konkrete Vertragsdurchführung erforderlich und erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. UAbs. 1 Buchst. b DSGVO.
Sie können der Verwendung von Aufnahmen, auf denen Sie erkennbar sind, widersprechen. Die VHS stellt die Verwendung der Aufnahmen, auf denen Sie erkennbar sind, nach Ihrem Widerspruch ein, es sei denn, die VHS kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verwendung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verwendung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen

14. Auskunfts-, Berichtigungs- und Widerrufsrecht
Ihre Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen zur Aufgabenerfüllung erforderlich ist.
Soweit wir von Ihnen personenbezogene Daten verarbeiten, stehen Ihnen als Betroffener nachfolgende Rechte zu:
•    Sie haben das Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO).
•    Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).
•    Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen (Art. 17 und 18 DSGVO).
•    Wenn Sie in die Verarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).
•    Falls Sie in die Verarbeitung eingewilligt haben und die Verarbeitung auf dieser Einwilligung beruht, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt.
•    Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer Daten Widerspruch einzulegen, wenn die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 Buchst. e oder f DSGVO erfolgt (Art. 21 Abs. 1 Satz 1 DSGVO).

15. Beschwerderecht
Sie haben das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde im Sinn des Art. 51 DSGVO über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren. Zuständige Aufsichtsbehörde für bayerische öffentliche Stellen ist der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz.